Dokumentasjon og internkontroll

Hvordan jobber vi med å dokumentere og evaluere arbeidet med identifikasjon, oppfølging og samhandling på ulike nivå i Lillestrøm kommune?

Arbeidet med å dokumentere og evaluere arbeidet med samhandlingsmodellen og handlingsveilederen ligger i 2021 og 2022 til prosjektleder for BTI, sammen med prosjektgruppen og styringsgruppen.

I prosjektplanen for 2022 fremgår det at samhandlingsmodellen og handlingsveilederen skal evalueres vår og høst. Det skal vurderes behov for inkludering av nye tjenester, endring av nettsiden og endring av opplæringsmateriell. BTI-nettverket blir en viktig arena for å sikre dette.

Fra 2023 skal samhandlingsmodellen evalueres årlig.

I handlingsveilederen beskrives det hvordan tjenestene, i arbeidet med en enkeltsak, skal vurdere og dokumentere arbeidet.

 

Internkontroll

I tillegg til samhandlingsveilederen og handlingsveilederen, som er felles for Lillestrøm kommune, har hvert tjenesteområde/tjeneste egne rutiner for hvordan sikre internkontroll etter eget lovverk.

Lillestrøm kommunes målsetting er at internkontrollen skal gjennomsyre driften vår. Det betyr at vi har rutiner på plass for å benytte internkontrollen inn i utviklingsarbeidet vårt. Når vi utfører god og systematisk internkontroll, betyr det at vi til enhver tid har oversikt over egen virksomhet.

La oss ta frem et eksempel: I barnehagen der Tom er leder, er det stadig mange barn som skader seg i akebakken. Tom tar dette opp i et personalmøte. Personalet blir enige om at det finnes tiltak de allerede gjør for å minimere antall ulykker. I tillegg finnes det flere tiltak de kan sette i verk, med en gang. I forbindelse med neste tertialrapportering, viser Tom personalet sitt at antall ulykker i akebakken har sunket kraftig siden de nye rutinene ble innført. 

Når vi jobber med internkontroll på denne måten, blir det en integrert del av arbeidet vårt. Du kan si at internkontroll er et arbeidsverktøy eller en metodikk for å systematisere arbeidet vi allerede gjør i kommunen.

I Lillestrøm kommune, er det vedtatt å benytte Risk Manager som vårt kvalitetssystem for internkontroll.

Internkontroll er hjemlet i kommuneloven § 25-1:

  • 25-1.Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen

Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.

Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.

Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren

a) utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b) ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c) avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d) dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e)  evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.